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Desde formacionasesorias.com han emitido esta nota informativa que es muy interesante y que, aunque conviene leerse integramente, se podría resumir en: la documentación y los equipos informáticos con información sensible deben ubicarse en zonas destinadas a la dirección que estén perfectamente separadas y delimitadas del resto de las dependencias, con la debida señalización identificativa ya que al resto de ordenadores pueden acceder con una autorización del delegado de hacienda mientras que para acceder al departamento de dirección necesitan orden judicial, si no la traen hay que hacer constar en la diligencia que no se consiente el acceso a dichas dependencias.
Hacienda ya ha anunciado que va a intensificar las inspecciones en las sedes físicas donde se desarrolle la actividad de los contribuyentes, con la finalidad, entre otras, de acceder al contenido de sus ordenadores.
En efecto, el Plan de Control Tributario para 2014, recientemente aprobado, contempla como prioridad en la lucha contra el fraude el aumento de inspecciones fiscales “por sorpresa” en las empresas para tener acceso a su contabilidad y a la información que puedan contener sus ordenadores.
Como es lógico, el fin que persigue Hacienda con estas actuaciones es poder recabar aquella información con trascendencia tributaria a la que probablemente no tendría acceso sin contar con el factor sorpresa que le proporciona la visita física sin previo aviso en el local donde el contribuyente ejerce la actividad.
Lo cierto es que en la mayoría de los casos las empresas cumplen correctamente con sus obligaciones fiscales y, aun cuando igualmente pueden verse afectadas por estas inspecciones “in situ”, muchas veces se dispone en los ordenadores de información cuyo contenido no tiene trascendencia tributaria y no se desea compartir con nadie. En este sentido es importante que sepa que tanto la documentación física como la información que contienen los ordenadores cuentan con un grado mayor de protección dependiendo del lugar donde se encuentren ubicadas. Así, cuando los ordenadores están situados en zonas abiertas al público (ejemplo: recepción) o en lugares donde se desarrolla actividad comercial (ejemplo: almacén), los inspectores pueden acceder a ellos con una mera autorización escrita del delegado o del director del departamento (sus superiores), algo que normalmente suelen llevar en la visita que efectúan. Solo con la ausencia de esta autorización se les podría negar el acceso. En cambio si la documentación o los ordenadores se encuentran ubicados en dependencias reservadas para llevar a cabo la dirección o gestión de la compañía (sin intromisiones ajenas) o zonas específicas para conservar la documentación del día a día, no será suficiente con la autorización mencionada anteriormente. En estos casos, el acceso de los inspectores ha de ser autorizado por orden judicial. Y ello es debido a que los Tribunales reconocen a estas zonas la misma protección que a un domicilio particular. Por este motivo, si Usted desea proteger al máximo la información y restringir el acceso ante una posible visita de la Inspección sin la correspondiente orden judicial, le recomendamos que ubique la documentación y los equipos informáticos en zonas destinadas a la dirección que estén perfectamente separadas y delimitadas del resto de las dependencias, con la debida señalización identificativa (ejemplo: “Dirección”). Si a pesar de todas estas cautelas le visita la Inspector sin la pertinente orden judicial y accede a la información ubicada en las zonas reservadas, deje constancia en la diligencia de que Usted no consiente dicho acceso. De esta forma, cualquier liquidación o sanción que resulte de la comprobación de los inspectores podrá solicitarse a los Tribunales que sea anulada al haber sido obtenida de forma irregular. Si Usted no manifiesta en diligencia su oposición o disconformidad, los Tribunales podrán entender que el acceso a una zona restringida ha sido consentido libremente y la información recabada por Hacienda ha sido obtenida de forma legal. |
